traslado y embalaje de libros....

Hace poco salí de vacaciones, durante diciembre y las dos primeras semanas de enero, fue un gran trabajo, tuve que embalar la colección de libros de la biblioteca, lamentablemente fue un trabajo pesado por que la mayor parte del tiempo lo realice sola…., pero al final salio todo bien y no edejar de lado el buen humor...
Lo divertido fue que cuando estaba en la mitad del trabajo me pregunte , si estaba bien lo que hacia, es la forma correcta?, y recurrí a la lista de bibliotecarios de Chile, y lo comparto con ustedes… gracias a todos los que respondieron mi inquietud.

Gracias a Sara Yusta Manterola, Bibliotecaria-Documentalista, Instituciones Santo Tomás, Temuco:

"He hecho varios cambios de biblioteca yel mejor método ha sido el de las bolsas:

1.- Se amarran los libros por grupos. Tal cual estánordenados en la estantería.

2.- Se numeran los paquetes

3.- Se guardan en sacos "paperos" numerados.

4.- Se abren los sacos en orden y se ordenan lospaquetes en los estantes, para luego cortar las amarras.

La ventajas:

1.- es más fácil arrastrar un saco que cargar unacaja.

2.- No se pierde el orden de la estantería. (Cuando una embala en una caja siempre busca acomodo de tamaño y pierde el orden)Tal vez una desventaja es que necesitas mucho tiempo y personal para las amarras, y las manos se van deteriorando.

Te adjunto un para de fotos del último cambio. Claro que si lo que tienes que hacer es cambiar de una sala a otra o de un piso a otro, puedes usar los carritos de biblioteca e ir llevando e instalando deinmediato.Que estés bien"

Gracias a Verónica Alvarado Cifuentes:

"Estimada..a mi haber tengo 6 cambios de unidad y puedo hablar de la experiencia que en si es harto caotica y cansadora pero hay que hacerlo : alguien debe hacer el trabajo sucio!

1. la tecnica de la caja, echar todo en caja y rotularla.. hay desastre solo si la caja se desfonda oops!!

2.- tecnica del film. con plastico de alusa ute procede a hacer fardos por nuemors consecutivos del 001.1 al 001. etc,,.. luego ute los coloca en la estanteria y corta el film

3. tecnica de bolsa ( supermercado de su prefrencia).. garra doble bolsa y traslada la rotulacion es como en la morgue,, o sea con una etiqueta amarrada a un asa no haga tal de colocarla con plumon en la bolsa ya que se borra ooops!! o ponerla con scoth por que se rompe oops!!!en fin espero que la experiencia le sirvasaludos cordiales.. lo va hacer solita? o ya tiene fenicios pa la pega.. porque si no le madare de regalo un voltaren y una caja de aspirinasta ta!"

Gracias a Soledad.. Bibliotecaria - Jubilada:

"Te contaré mi experiencia cuando la biblioteca en la que trabajaba cambio.

- Te daré una idea del contexto de la mudanza.Personal de la Biblioteca ( 2 y mujeres) 55 estanterías de madera de cuatro metros por dos metros de alto

Colección : compuesta de libros, archivadores, y material audivisual.

- Premudanza

*Cotizar una empresa externa de mudanza de estanerías y de colección ( se pideron cajas pequeñas)

*Codificar cada estantería secuencial código de colección y número correlativo GRANDE y VISIBLE ( E1, E2 (E3....

*Codificar la colección por tramos pequeños darle un código de letra correlativo numérico C1-C2. ( estos tramos eran más menos de un metro , lo que más o cayera en una caja, que fueron pegados a la estanría, , justo en el sector en donde estaba ese tramo de la colección: QUEDANDO EL CÓDIDO : E1-C1 , E1-C2, etc.

- Mudanza ( un dia)

*Explicar a la la gente de la mudanza el orden en que devían sacar libros para ser guardados

*Estar pendiente del orden en que en que los ivan guardando . Que guardarn solo el sector identificado y no sacan los libros de otros sectores

*Explicar que debían marcar la caja con el código que indicaca la estantería ( tramo de coleccón)E1-C1, E1-C2, etc. ( el personal de la mudanza siguió las intruicciones PERO como sabrás sólo le importa terminar luego, y al final solo vimos una montaña de cajas dentro de un camión, todas en desorden .... )

Trasalado de las estantería y de las cajas ( las cajas quedaron en el patio , ya que la habitación dónde deberían quedan en forma provisoria , se llenó )la cantidad de cajas que salieron fue impresionate todas estaban en desorden.

- Post Mudanza ( dos días)

Se pido apoyo a tres ( hombres) para el trabajo fino de colocar en orden la colección dentro de las estanteríasComo las cajas estaban identificadas con la estantía y el espacio que ocupaban dentro de las estanrías, simplemente de acercba la caja correspondiente a ese espacio y se ordenaban .Fue como armar un compecabezasEspera que esta experiencia te de luces de cómo proceder...."

Gracias a Ma Antonieta Palma
Jefa Conservacion
Biblioteca Nacional

"Algunas elementos para el cuidado de los libros en el traslado:
. Ejecutar un listado del contenidos de cada caja
- Numerar las cajas en asociacion con los listados
- Colocar los libros en cajas de carton y los espacios que estan vacios llenarlos con cartón microcorrugado/ plastico con burbujas
. Sellar bien las cajas
- Evitar atar los libros porque se deterioran ya que al levantarlos las ataduras se inscrustan en los libros.
- Si hubiese libros que hayan sufrido problemas de humedad ( hongos) u otro tipo de contaminacion , evitar mezclarlos con el resto de la coleccion
Cualquier pregunta es bienvenida."

Gracias a Teresa Fierro F., bibliotecóloga, Colegio Instituto Inglés, Rancagua

"Estimada Carolina. Hace mucho timepo yo me cambié y el procedimeinto fue en cajs y el n° de clasificación y le di además un n° de orden a la caja según la clasificación, resultó fácil, saludos."

Gracias a Wenke:

"La mejor manera de embalar una biblioteca para traslado es la siguiente:Consiguete una hada madrina, con varita mágica, que te haga desaparecer la biblioteca con un ¡zuish! y la haga aparecer, ordenadamente, en su lugar de destino, con un ¡zuash! Todos los otros métodos son una pesadilla. ¡Buena suerte, y mucho ánimo, colega " (jajajajaja)

Gracias a Claudio Briceño M. (colega y amigo)

"Creo que debe exitir un manual de procedimientos, yo no conozco ninguno. Lo que debes si realizar es saber y amarrar o embalar con listado de lo que va en esa caja para cuando llegues a tus nuevas dependencias sea mucho mas facil y ràpido. En Arica cuando trabaja alla se cambio la biblioteca completa y se amarraron las colecciones para ser trasladadas con el listado general y en cada uno un listado con la cantidaddes. Saludos"

Gracias a Paola Roncatti Galdames, Bibliotecóloga Documentalista:

Estimada Carolina:Me toco un cambio de Biblioteca completa a un nuevo edificio hace varios años,la mejor forma y más rapida en ese momento fue:

1. Comenzar por orden de estantería del 000 en adelante

2. hacer paquetes de 6 a 10 libros de acuerdo al ancho de los libros,atados conelásticos firmes.

3. A cada paquete se le pega un número correlativo, con etiquetas grandes.

4. Se van poniendo en cajas de cartón grandes de abajo hacia arriba, abajo elnúmero menor, contar cuantos libros approx. te caben en las cajas.

5. Al sacarlas y ponerlas en la estantería lo haras del número mayor al menor,por lo tanto debes dejar las bandejas necesarias vacías para los primeros paquetes.

6. Cada caja debe ir numerada para no confundir las cajas.Este sistema nos resultó y el vaciado de cajas fue muy rápido

Gracias a Rodrigo y Elizabeth :

Después de algunas discusiones creemos que la mejor manera de embalar consta de las siguientes etapas :

1.- No creer en las Hadas madrinas
2.- Realizar un mapa de la Biblioteca
3.- Capacitar a las personas que van a ayudar.
4.- Sectorizar la biblioteca
5.- Asignar a cada persona un sector.
6.- Cada paquete debera ser alfanumérico y correlativo (Letra por el sector y Nº de paquete).
7.- Cada persona se hace cargo de sus paquetes.
8.- Sólo el encargado abre sus paquetes
9.- Avanzar numéricamemnte en la apertura de los paquetes
10.- Volver a creer en las hadas madrinas.

Gracias a Patricia Sepúlveda de la Cerda
Jefe Biblioteca
Santo Tomás – Sede Talca:

En la Universidad de Talca me tocó participar en el traslado de la colección de libros de la Biblioteca, dentro del campus. Se contrató una empresa que hizo los “paquetes” con una máquina que colocaba huinchas y las sellaba, protegiendo los libros con cartones en los lugares críticos. Un funcionario de la biblioteca etiquetó cada paquete, a medida que la empresa los iba haciendo, con las 10 clases Dewey y un número correlativo,. Otro funcionario de la biblioteca controlaba que se mantuviera el orden al subir los libros a una camioneta.
Previamente se contaron los metros lineales que ocupaba cada clase, lo que se consignó en el plano de la Biblioteca destino. De esta forma se colocaron los paquetes, inmediatamente en las estanterías, para que no se desordenaran, trabajando tres grupos en paralelo.

Las estanterías en la biblioteca de destino se fueron instalando a medida que se iban desocupando (la ubicación de las estanterías estaba dibujada en el piso con tiza, parte de ellas, nuevas, estaban ya instaladas antes del traslado ) y se marcó el inicio de cada clase Dewey. En una segunda revisión se redistribuyó mas al detalle cada clase, dejando los espacios de crecimientos etc.
Eran alrededor de 100.000 libros, y se logró coordinar los traslados e instalación de estanterías y paquetes, sin mayor problema pero con una planificación previa y dio muy buen resultado. Espero que esta experiencia te pueda prestar alguna utilidad. Contar con la empresa que empaquetara los libros fue importante, porque se hicieron muy rápido, con solo dos personas y no se desarmaron.

Gracias a Alicia Avilés:

No conozco ninguna norma con respecto del tema, pero creo que hay usar el sentido común.Cuando hemos tenido que hacer traslado de Biblioteca (nos han tocado 3) la mejor forma que encontramos fue embalar por clases, colocando en cada caja grandes letreros con el contenido, por ej.: 150/AAA - 150/BBB, es decir el nº. de clasificación y cutter, o lo que sea que uses para el autor, del primer y del último libro contenido.Ten en cuenta lo que pesan los libros, así que hay que tratar de usar cajas no muy grandes y que sean resistentes, si embalas en grandes contenedores después tendrás que usar una grúa para trasladarlos.

Hay que estar atenta para que las personas que cargarán el camión lo hagan en orden y lo mismo cuando lleguen a destino.En resumidas cuentas, es lo mismo que cuando te cambias de casa, se embala por sector de la casa y después se dejan las cajas en los lugares donde será más fácil reubicar las cosas: cocina, living, dormitorio, etc.

Gracias a Leticia Larraín
Bibliotecaria Scuola Italiana:

En alguna oportunidad me tocó cambiarme unas cinco veces de edificio, eso sí, dentro del mismo recinto. Entonces, hice que los maestros me construyeran unas especies de canoas del largo de mi estantería (eran tres) y allí ubicaba los libros en orden con el lomo hacia arriba. Otra persona estaba en la biblioteca de destino y sacaba los libros en ese orden y los ubicaba en la nueva estantería.

Ahora, la verdad estoy con el mismo problema tuyo porque también nos trasladaremos de sede y con mi colega estamos tratando de buscar una solución porque el traslado es mucho más lejos.

Gracias a Patricia Galea

"Directamente poner cada caja en frente de cada grupo de libros en la estantería, desde referencia hasta el 900. Guardar los libros de la mejor manera para aprovechar el espacio. Enumerar correlativamente cada caja.Cuando desembalen, volver a poner directamente cada caja de la misma manera en frente de la estantería nueva. Ir desembalando por número correlativo. No hay cómo perderse."

Y finalmente a Maria Eugenia, que me envio un listado enorme que sera para otra oportunidad, espero que todo esto sea de utilidad.